Kuidas koostada arvet? Samm-sammuline juhend alustavale ettevõtjale

Kui esimesed kliendid on olemas, tuleb peatselt hakata koostama oma esimest arvet. Arve ei ole pelgalt paber või PDF, vaid ametlik kinnitus, et üks pool on teenuse või kauba üle andnud ja teine võtab kohustuse selle eest tasuda.

Arve vormistamine võib alguses tunduda keeruline, aga tegelikult on see üsna sirgjooneline protsess. Kui tead, millised andmed peavad arvel olema ja kuidas numbreid järjekorda seada, muutub arve koostamine kiiresti lihtsaks rutiiniks.

Millised andmed peavad arvel olema?

Iga arve peab sisaldama vähemalt:

• Arve number – kordumatu ja loogilise süsteemiga,

• Arve väljastamise kuupäev,

• Müüja andmed – ettevõtte nimi, registrikood, aadress, arvelduskonto,

• Ostja andmed – kliendi nimi, registrikood, aadress, 

• Kauba või teenuse kirjeldus – mida müüsid ja millises koguses,

• Hind – ilma käibemaksuta,

• Käibemaks (24%) – vaid juhul, kui oled käibemaksukohustuslane (näita eraldi nii määra kui summat),

• Kokku makstav summa – koos käibemaksuga,

• Tasumise tähtaeg,

• Ettevõtte arvelduskonto number.

  Kui need väljad on olemas, on arve korrektselt vormistatud ning kliendil saab olema lihtne seda kasutada.

Kuidas valida arve numbrit?

Arve number peab olema unikaalne. Kõige lihtsam on paika panna süsteem, mis sinu ettevõttele sobib, ja sellest järjekindlalt kinni pidada. Siin on mõned levinud variandid:

• aastaarv + järjekorranumber (nt. 25001, 25002 …),

• aastaarv + lühem number (nt. 2501, 2502 …),

• kuupäev + järjekorranumber (nt. 20092501).
  
  Oluline on järjepidevus, nii väldid segadust ja topeltarveid.

Samm-sammult arve koostamine

1. Vali tööriist. Väikese mahu puhul piisab Excelist või Google Sheetsist. Kui arveid koguneb rohkem, kasuta tasuta keskkondi (nt. E-arveldaja, Banqup). Suurema mahu korral on abiks tasulised tarkvarad nagu Merit Aktiva, SimplBooks või Directo.

2. Lisa arve number ja kuupäev. Märgi valitud numeratsiooni järgi ja lisa väljastamise kuupäev.

3. Seadista müüja andmed. Nimi, registrikood, aadress, arvelduskonto.

4. Lisa kliendi andmed. Ettevõtte või eraisiku nimi, registrikood, aadress.

5. Kirjelda teenust või toodet. Tee see kliendi jaoks võimalikult arusaadavaks – näiteks “Turundusteenus september 2025, 5 tundi” või “Kontoritoolid 3 tk”.

6. Näita summasid. Hind ilma käibemaksuta, eraldi käibemaks (24%) ja kokku summa (koos käibemaksuga).

7. Lisa makseinfo. Arvelduskonto number ja maksetähtaeg.

8. Kontrolli üle. Vaata, et kõik andmed on õiged ja arve number ei kordu.
   
   

Arve näidis

Arve nr: 25001
Kuupäev: 20.09.2025

Müüja: OÜ Näidisettevõte
Reg. kood: 12345678
Aadress: Tallinn
Arvelduskonto: EE123456789012345678

Ostja: OÜ Kliendiettevõte
Reg. kood: 87654321
Aadress: Tartu

Teenuse kirjeldus: Graafilise disaini teenus
Kogus: 1
Ühiku hind: 200 €
Käibemaks (24%): 48 €
Summa kokku: 248 €

Maksetähtaeg: 04.10.2025

Kus arveid koostada?

• Excel või Google Sheets – sobib alustavale ettevõtjale

• Tasuta e-arvete keskkonnad – E-arveldaja, Banqup

• Tasulised tarkvarad – Merit Aktiva, SimplBooks, Directo jt, mis pakuvad lisafunktsioone ja integratsioone

Kui kaua arveid säilitada?

Arve koostamine on ainult üks pool rehkendusest. Sama oluline on oma arvete säilitamine. Eestis tuleb arveid hoida vähemalt 7 aastat alates majandusaasta lõpust, mil arve koostati.

Näide: kui koostasid arve 2025. aastal, pead seda säilitama kuni 2032. aastani. Arveid võib hoida nii paberil kui ka digitaalselt. Peaasi, et need oleksid vajadusel kontrollimise jaoks kiiresti leitavad ja kättesaadavad.

Korduma kippuvad küsimused

Kas arvet võib teha Wordis või PDF-is? Võib küll. Oluline on, et kõik vajalikud andmed oleksid kirjas.

Kas FIE peab arve esitama? Jah, arve vormistamine on samasugune nagu OÜ puhul.

Kas arvel peab olema allkiri? Ei pea. Digitaalne arve ilma allkirjata on kehtiv.

Mis saab, kui klient ei maksa õigel ajal? Alusta viisakast meeldetuletusest. Kui see ei aita, on võimalik võlg edasi anda inkassole.

Kokkuvõte

Arve koostamine ei ole raketiteadus. Kui sul on paigas lihtne numeratsioon ja tead, milline informatsioon peab arvel olema, muutub arveldamine ettevõtluse loomulikuks osaks. Alguses võib tunduda, et see võtab palju aega, aga üsna kiiresti leiad oma rütmi ja arved hakkavad valmima sama loomulikult kui hommikukohv.

Ja lõpuks, arve väljastamine ei ole lihtsalt kohustus, vaid ka märk sellest, et töö on tehtud ja tasu on teel. See hetk, kui arve läheb välja, on aeg tunda kergendust ja puhast rõõmu, sest just selle nimel sa ju vaeva oledki näinud.