Ettevõtte kulud – mida võib kuluks arvestada ja kuidas kulud jaotada?

Iga ettevõtja seisab varem või hiljem küsimuse ees: mida ma saan ja tohin ettevõtte kuludesse kanda? Kas see kulu on ettevõtlusega seotud või mitte?
Kas uus arvuti, Google’i reklaam või lõunasöök kliendiga läheb ettevõtte kuludesse? Õige jaotus ei ole ainult raamatupidaja mure, kuna see mõjutab maksuarvestust, rahavoogu ja lõpuks ka majandusaasta aruannet.

Otsesed kulud

Need on kulud, mis on otseselt seotud ettevõtte põhitegevusega. Kui neid kulusid ei oleks, ei oleks võimalik klientidele teenust või toodet pakkuda.

Näited:

• allhanketeenused (nt alltöövõtt),

• projekti jaoks ostetud materjalid,

• tarkvara litsents, mida kasutad töö tegemiseks.

💡 Nipp: küsi endalt, kas ilma selle kuluta oleks võimalik teenust või toodet müüa? Kui mitte, on see otsene kulu.

Administratiivsed kulud

Need on kulud, mis hoiavad ettevõtte igapäevast toimimist, kuid ei ole seotud ühegi konkreetse kliendiga. Ilma nendeta oleks raske ettevõtet juhtida ja arendada.

Näited:

• reklaamikulud (Google Ads, messid, trükised),

• töökeskkonnaga seotud kulud (kontori internet, kontoritarbed),

• üürikulud (kontor või laopind),

• töövahendid (arvutid, lauad, toolid),

• kindlustus,

• raamatupidamine ja juriidiline abi,

• koolitused ja konverentsid,

• lähetuskulud (nt lennupiletid, majutus).

💡 Nipp: püsikulud (nt interneti- või mobiiliarved) kipuvad sageli tähelepanuta jääma, sest lepingud on sageli sõlmitud eraisikuna ja arved tasutakse automaatselt isiklikult kontolt. Tegelikult on need aga ettevõtte tegevuseks vajalikud kulud, mis tasuks arvesse võtta ja vajadusel ettevõtte nimele ümber vormistada.

Ettevõtlusega mitteseotud kulud

Kõik kulud, millel puudub otsene seos ettevõtte tegevusega, lähevad siia kategooriasse. Neid ei saa ettevõtte kuluna arvesse võtta ja need lähevad maksustamisele.

Näited:

• isiklikud toidu- ja kodukulud,

• töö tegemiseks mittevajalikud koolitused (nt hobialased),

• trahvid ja maksuintressid.
  

Restoranikulud:
Kui kohtud kliendi või partneriga, saab tema söögi- ja joogikulu arvestada vastuvõtukuluna (piirang 50 € kuus + 2% palgafondist, kalendriaasta lõikes kumuleeruvalt).

Sinu enda osa, kui oled töötaja või juhatuse liige, on alati erisoodustus ja sellele lisanduvad maksud.

💡 Nipp: Kliendi osa võib minna ettevõtte arvelt, aga oma söögi maksad ise. Nii väldid erisoodustusmaksu.

Tööjõukulud

Tööjõukulud on seotud töötajate ja juhatuse tasustamisega ning nendega kaasnevate maksudega.

Näited:

• töötasu ja tööjõumaksud,

• juhatuse liikme tasud,

• puhkusetasud,

• haigushüvitised.
  

Põhivara

Kui ostad midagi, mis kestab üle aasta, võid selle võtta arvele põhivarana. Iga ettevõte saab ise otsustada piirmäära, millal ost põhivarana arvele võetakse – enamasti on see umbes 500 €, aga võib olla ka väiksem või suurem.

Põhivara mõte on see, et suuremad ostud ei läheks kohe kulusse ja sinu ettevõte ei paistaks näiliselt kahjumis. Selle asemel võtad vara arvele ja arvestad kulu osade kaupa mitme aasta jooksul, seda nimetatakse amortisatsiooniks.

Näited põhivarast:

• arvutid,

• mobiiltelefonid,

• printerid,

• kontorimööbel,

• ostetud tarkvara.
  
  

Näide amortisatsioonist: Kui ostad 1200 € maksnud arvuti, ei ole mõistlik panna seda kohe täies ulatuses kuluks. Selle asemel jagad kulu 3–4 aasta peale, sest arvuti teenib sind ja su ettevõtet pikema aja jooksul.

Praktilised olukorrad

• Auto kasutamine – kui kasutad isiklikku autot tööks, saad maksta hüvitist kuni 0,50 €/km kohta, maksimaalselt 550 € kuus.  Pea aga meeles, et hüvitise jaoks peab pidama sõidupäevikut ja kord aastas info Maksu- ja Tolliametile deklareerima.

• Reklaamikulud – Google’i kampaania või messiboks on ettevõtte kulu, aga sünnipäevatort mitte.

• Püsikulud – telefon, internet, kommunaalid. Need on “nähtamatud kulud”, kuid moodustavad ettevõtte eelarves suure osa.

• Lähetuskulud – majutus, transpordipiletid ja parkimistasud on hüvitatavad kuludokumendi alusel.
  

Levinud vead

1. Vastuvõtukulude piirmäära eiratakse.

   Sageli ei teata, et vastuvõtukulud – näiteks kliendikohtumised, koostööpartnerite võõrustamine või ürituste korraldamine – on küll ettevõtlusega seotud kulud, kuid piiratud määraga. Lubatud piirmäära ületav osa tuleb maksustada, mistõttu tasub selliseid kulusid hoolikalt jälgida ja dokumenteerida.

2. Ettevõtte kaart ei ole sinu isiklik pangakaart.
   Üks levinumaid vigu on oma ja ettevõtte rahakoti segiajamine, näiteks baariarve maksmine ettevõtte kaardiga. Pole aga hullu, kui isiklik kulu satub ettevõtte arvele, siis maksustamise vältimiseks saad kanda selle kulu oma rahast ettevõtte kontole tagasi. Kui tagasimakset ei toimu, siis on vaja see kulu maksustada.

3. Põhivara kantakse ühe korraga kuluks.
   Sageli unustatakse, et kallimaid ja kauem kestvaid oste ei peaks kohe kuluks arvestama. Ettevõte saab ise otsustada piirmäära (enamasti u 500 €), millest alates võtta ost põhivarana arvele ja jaotada kulu mitme aasta peale. See aitab vältida olukorda, kus ettevõte jääb suurte ostude tõttu paberil kahjumisse.

4. Dokumente ei säilitata.
   Arveid tuleb hoida vähemalt 7 aastat. Ainult pangaväljavõttest ei piisa.

5. Ettevõtte asutamisega seotud kulusid ei arvestata.

   Ettevõtte asutamisega seotud kulusid, näiteks riigilõivu või notaritasu, ei kajastata ettevõtte kuludes, sest need tehakse enne ettevõtte loomist. Küll on need aga tüüpilised ettevõtluskulud ning seetõttu kuuluvad omanikule tagasimaksmiseks.

Kokkuvõte

Ettevõtte kulude korrektne jaotus ei ole pelgalt raamatupidamise tehniline nüanss, vaid oluline alus maksustamisel.

Reegel on lihtne: kui kulu teenib ettevõtte eesmärki, on see ettevõtte kulu. Kui mitte, on see isiklik ja maksustatakse eraldi.

Selge jaotus hoiab ära maksuprobleemid ning annab sulle parema ülevaate, kuhu ettevõtte raha tegelikult läheb.

KKK

Kas ärilõunad lähevad ettevõtte kuludesse?
Ärilõunadega tehakse tihti vigu. Tähtis on arvestada, et kui sööd koos partneri või kliendiga, võib nende osa arvestada vastuvõtukuluna (piirmäär on 50 € kuus ja 2% palgafondist). Sinu enda osa lõunast on aga alati erisoodustus ja see tuleb maksustada. Lihtsaim lahendus on maksta kliendi osa ettevõtte kaardiga ja enda oma isiklikult.

Kas isikliku auto kulud saab panna ettevõtte alla?
Ei saa. Hüvitist saab maksta kuni 0,50 €/km (piir 550 €/kuus), kui peetakse sõidupäevikut. Kütus, kindlustus ja hooldus jäävad hüvitise sisse ja nendega seotud kulusid ei saa eraldi hüvitada. Erandiks töölähetused!

Mis juhtub, kui ostan kogemata isiklikuks eluks vajaliku asja ettevõtte kaardiga?
Kanna sama summa isiklikult kontolt tagasi ettevõtte kontole. Nii ei teki erisoodustust ega lisamaksu.

Kas põhivara (nt arvuti, mis maksab üle 500 €) läheb kohe kulusse?
Ei lähe. Kui ost kestab üle aasta, võib selle võtta põhivarana arvele ja kanda kuludesse järk-järgult ehk amortiseerida. Ettevõte saab ise otsustada, mis piirmäärast alates ost põhivarana arvele võetakse, tavaliselt on see umbes 500 €, aga võib olla ka väiksem või suurem.