Dokumentide säilitamine – mida iga ettevõtja peab teadma

Dokumendid kuuluvad ettevõtluse juurde. Alguses võib tunduda, et kogunenud arveid, tšekke ja lepinguid on võimatu hoomata, aga tegelikult saab dokumentide haldamise ja hoiustamise enda jaoks väga lihtsaks teha. Vaatame, mida iga ettevõtja dokumentide säilitamise kohta teadma peaks.

Kui kaua ja kus hoida?

Seadus ütleb, et dokumente tuleb säilitada 7 aastat alates majandusaasta lõpust, mil need koostati. Ehhki see reegel on väga konkreetne, jääb sulle vabadus valida, kus ja kuidas oma dokumente hoida.

Need ei pea olema paberil. Võid dokumendid salvestada Dropboxi, Google Drive’i, arvuti kausta või välisele kõvakettale. Oluline on ainult see, et dokument oleks vajadusel kiiresti leitav ja kättesaadav.

Milliseid dokumente tuleb alles hoida?

Pea meeles: kõik, mis tõendab raha liikumist ettevõttes, peab säilima. Näiteks:

• arved (nii väljastatud kui ka sisseostude omad),

• tšekid ja kviitungid,

• lepingud,

• palgadokumendid,
  

Miks on just tšekid olulised?

Suuremate ostude puhul saad enamasti arve, mis jääb süsteemi alles. Aga väikeste ostude puhul – näiteks kohv, printeripaber või pastakad – annab pood sulle ainult tšeki. Kui see kaob, pole sul enam tõendit, et ost oli ettevõtte jaoks tehtud. Kui tõendavat dokumenti ei ole, tuleb see summa maksustada, mis teeb kulud kallimaks.

Mis saab, kui dokument on kadunud?

Kui tšekk või arve kaob, on kaks varianti:

1. maksad kadunud tšekiga seotud summa oma isiklikult kontolt ettevõttele tagasi või

2. kannad selle kulu ettevõtte kuludesse (aga siis pead maksma tulumaksu).
   
   

Näide:
100 € tšekk jäi mais kaduma. Juuniks tuleb see deklareerida ja arvestada tulumaks:
100 € × 22/78 = 28,21 € tulumaksu.

Seega võib üks väike kadunud tšekk tähendada algsest summast ligi kolmandiku lisaks maksmist.

Mis peab dokumendil kirjas olema?

Et dokument oleks korrektne, peab seal vähemalt olema:

• tehingu kuupäev,

• majandusliku sisu kirjeldus (mis täpselt toimus),

• arvnäitajad (kogus, hind, summa).

Kui need asjad on olemas, loetakse dokument korrektseks ja kasutatavaks.

Kokkuvõte

Dokumentide säilitamine ei ole keeruline ega tüütu, kui oled loonud endale süsteemi. Hoia dokumente seal, kus sulle endale mugavaim on. Digis või paberil – ei olegi tähtis. Peaasi, et need oleksid olemas ja vajadusel kergesti leitavad. Kui aga mõni dokument kaob, võib see kaasa tuua lisakulusid maksudena.

Korralikud dokumendid annavad sulle meelerahu ja see on üks olulisemaid asju, mida ettevõtluses silmas pidada.